17.10.2019

Ну, где же акты? Ну, где же ваши акты?

«Не можем найти ваши акты».

«Выставьте, пожалуйста, счёт-фактуру еще раз». 

«Отправьте договор по почте, мы подпишем, отправим вам обратно, а потом вы вернете со своей подписью и печатью». При этом, «мы» в Москве, а «вы» во Владивостоке. 

11 000 листов бумаги — это одно сохраненное дерево, 900 сэкономленных человеко-часов на обработку документации, 600 000 сбереженных рублей на отправку корреспонденции. 


Если вас не волнует природа, деньги и время, познакомится с электронным документооборотом всё же стоит. А вдруг. Могут обратиться ваши контрагенты и предложить использовать ЭДО, а вы уже и знаете что да как.  



Что такое ЭДО?

ЭДО (электронный документооборот) — это возможность обмениваться электронными документами с другим контрагентами через оператора. 


Вы загружаете документы в панель на сайте оператора или формируете их прямо там. Документ получает статус «Отправлен», «Получен», «Подписан» или «Отказано в подписи». Если перед отправкой, нужно согласовать внутри компании, это тоже можно сделать, без распечатки и путешествий по соответствующим кабинетам. 


Электронный документооборот напоминает обмен письмами в электронной почте. У вас есть папки с входящими, исходящими, внутренними, удаленными документами и черновиками.


Есть некоторые вступительные затраты времени и денег, но не так страшен ЭДО, как думают большинство российских компаний — это точно.



Как начать

  1. Сделать электронную подпись

Список документов и процедура тут.


Выпустить сертификат подписи можно за один день. Увеличить время может медленная работа удостоверяющего центра и ваша скорость подготовки пакета документов.


Стоимость: от 1 000 до 6 000 рублей в зависимости от вида и назначения:

для физического лица, бизнеса или торгов. Плюс, дополнительные оплаты за скорость.


  1. Выбрать оператора

На официальном сайте Федеральной Налоговой Службы

можно найти список операторов ЭДО.


  1. Стоимость услуг оператора ЭДО

Вы платите только за исходящие документы. 

Работать с входящими можно бесплатно. Достаточно иметь электронную подпись и авторизоваться в сервисе. 


Пакет на 100 исходящих документов обойдется в 1 000 руб.

10 руб. за обработку одного документа. Чем больше документов — тем дороже пакет, но меньше стоимость файла. 



Поехали!


Когда подпись будет готова, а сервис подключен, вы сможете отправлять документы на согласование контрагентам. Если они уже используют ЭДО, то получат уведомление о поступление новых «бумаг».


Для работы с электронным документооборотом, вам не понадобится устанавливать специальную программу или приложение. Создавать, отправлять и принимать документы можно на сайте оператора.


Если контрагент пользуется услугами другого оператора или не использует ЭДО 

Проверить подключен ли контрагент к ЭДО можно на сайте Диадок:

https://www.diadoc.ru/

Впишите название компании или загрузите список ИНН.

 

Если у контрагента есть сертификат электронной подписи, он может зарегистрироваться в сервисе и получать документы бесплатно.


Если контрагент подключён к другому оператору, он может обрабатывать файлы в своем сервисе, для этого понадобится настроить роуминг. 


Можете сами оставить заявку на подключение роуминга. Вы получите уведомление на электронную почту, когда роуминг будет настроен, и сможете отправлять документы вашему контрагенту.



Мы используем ЭДО

Компания Aerostar готова отправлять и получать электронные документы. 

По закону документы с электронной квалифицированной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. Но.

Это быстро. Можно отправлять и получать счета и акты сразу, в реальном времени, не пользуясь почтовыми пересылками или услугами курьера.

Удобно. Нет потерянных бумаг. Проблем с подписью, если ответственного лица нет на месте. Не нужно разбирать, сортировать и хранить «бумажки».

Экономно. Если кажется, что оплачивать электронный документооборот — создавать дополнительные расходы, то для сравнения:

Одно заказное письмо по России стоит около 50 руб.

Обработка одного электронного документа оператором — 10 руб.


И деревья, друзья, деревья 🙂

Вернуться
AeroStar
Спасибо. Я уже подписан.